Наш консультант принял участие в работе экспертной комиссии конкурса на соискание Премии Правительства РФ. Смотрите фоторепортаж

Подходы к планированию деятельности подразделений компании (Артем Мартынов)

Требуйте от подчиненного, что нужно сделать;

 предоставьте ему самому решить, как выполнить приказание

А.А.Терехов

Классика менеджмента говорит нам, что успех компании зависит от таких правильно настроенных процессов как планирование, организация, мотивация и контроль. Многие ставят функцию планирования на первое место, полагая, что от эффективной реализации данной функции зависит успех всего бизнеса.

Введение

В реальной жизни многие руководители компаний при старте коммерческой деятельности мало задумываются об отладке основных процессов менеджмента и внедрении системы управления. Голова прочно забита поиском партнеров, клиентов, арендой помещений, юридической и налоговой бюрократией и прочим текущими обязанностями. Однако, после того как ситуация более-менее стабилизируется руководство таких компаний рано или поздно приходит к мысли о необходимости создания либо упорядочения планов деятельности организации.

Часть организаций пытается отделаться малой кровью и начинает вести реестры планов в таблицах, разрабатывает свои собственные форматы, либо пытаются найти доступные готовые программные решения максимально соответствующие своим требованиям. Другие подходят к проблеме более масштабно, подробно изучают суть вопроса, проходят курсы обучения в бизнес-школах, составляют для себя перечень компонентов системы планирования, необходимых для этой самой компании, выходят на разработчиков программного обеспечения и заказывают эксклюзивные программные продукты. Возможных вариантов множество и все они имеют право на жизнь.

В этой статье хотелось бы классифицировать основные потребности в системах планирования компаний малого и среднего сегментов бизнеса на этапах становления организации, осуществляя развитие системы управления. Мы намеренно не будем рассматривать системы и сервисы из областей финансового, бюджетного, коммерческого планирования и т.д., сосредоточимся пока на системах планирования текущей и развитийной деятельности компаний с горизонтами планирования от 1 дня до 3 месяцев и немного затронем системы долгосрочного планирования.

Уровни развития планирования в компаниях

В компаниях малого бизнеса под оперативными планами, как правило, понимается перечень задач, контрольных поручений сотрудникам либо подразделениям, возникающих периодически в процессе деятельности компании. Такие поручения выдаются ответственным сотрудникам на оперативных совещаниях, по электронной почте или по телефону. Контроль исполнения таких задач сводится к тому, чтобы вспомнить, кому была поставлена задача и в какой срок она должна быть выполнена. Исполнителю важно не потерять запись с заданием среди остальной информации в блокноте, электронном ящике или просто не забыть о ней, если поручение было дано по телефону. Все это выглядит примитивно, но в большинстве малых организаций происходит именно так.

Со временем, когда организация после создания переходит к следующему этапу развития, в ее организационной структуре или штатном расписании появляются персоны, либо целые подразделения, отвечающие за развитие этой организации. Среди целей таких людей часто стоят и задачи по внутренней переориентации компании с технологий работы по положениям и должностным инструкциям на технологии целевого управления. Помимо текущих обязанностей сотрудниками таких компаний должны начать выполняться развитийные задачи, направленные на модернизацию внутренних процессов. В это время и начинается активное изучение технологий и инструментов оперативного планирования. Для развивающихся компаний подобные технологии и инструменты переходят из разряда праздного интереса и хобби в разряд острой необходимости.

В любом случае, независимо от размера и уровня развития бизнеса не будет лишним упорядочить все задачи, поручения, мероприятия в рамках какой-либо системной методологии планирования.

Подходы к планированию

В практике менеджмента выделяется 3 разных подхода к планированию: планирование «сверху», планирование «снизу», и встречное планирование.

Планирование «сверху» предполагает авторитарный стиль руководства, когда планы для подчиненных составляются руководителем и подлежат обязательному выполнению. У исполнителей нет выбора вариантов достижения поставленных целей.

При планировании «снизу» у подразделений наоборот — слишком много свобод при распределении приоритетов между задачами. У компании в целом при таком подходе мало шансов грамотно сбалансировать цели подразделений и выбрать единый вектор развития.

Встречное планирование объединяет достоинства двух первых подходов и устраняет их недостатки. Руководство определяет цели, а исполнители сами определяют пути их достижения. В современном бизнесе именно такой подход является наиболее гибким и оптимальным.

Виды систем планирования

Итак, в компаниях только что созданных и компаниях переходящих на более зрелый уровень развития к системам оперативного планирования предъявляются различающиеся ключевые требования и необходимый функционал.

Таск-менеджеры

Для только что созданных компаний от системы наиболее важно получить следующие возможности:

  • постановка задач / выдача поручений;
  • назначение ответственных сотрудников;
  • указание сроков исполнения с дальнейшим автоматическим отслеживанием дедлайна;
  • отслеживание выполнения задач / поручений;
  • напоминание постановщику и исполнителю о приближении контрольных сроков по e-mail;
  • отметки исполнителя о реализации задачи (изменение статуса);
  • принятие постановщиком результатов / закрытие задачи.

Средний срок планирования составляет от нескольких дней до 2-3 недель. Основная особенность - спонтанность возникновения задач, больше похожая на тушение пожара. Часто подобные системы еще называют системами контроля поручений либо таск-менеджером (Task Manager).

Системы оперативного планирования

Для более развитых компаний система оперативного планирования деятельности должна превратиться в первую очередь именно в систему планирования, а не в систему учета «горящих» задач. Такое планирование позволяет разбить крупные цели на более мелкие задачи и подзадачи и планомерно двигаться к поставленным целям (по технологии SMART). Горизонт планирования в этом случае должен выбираться от 1 месяца до 1 квартала. В течение этого периода планы не должны кардинально изменяться.

В таком варианте предусматривается возможность встречного планирования. Руководство определяет цели через стратегию либо посредством установления задач на период, а подразделения сами пишут в мероприятиях плана, что именно они будут делать для реализации этих целей. После этого руководитель оценивает достаточность планируемых усилий, вносит при необходимости коррективы и утверждает план каждого подразделения. Основная особенность такого планирования заключается в осознанности перспективных целей и планомерном, пошаговом движении компании к достижению данных целей.

Система оперативного планирования предусматривает следующий функционал:

  • определение отчетного периода планирования (квартал, месяц либо произвольный период);
  • определение перечня подразделений и сотрудников организации, по которым будут создаваться оперативные планы в отчетном периоде;
  • формирование планов подразделений / сотрудников на отчетный период (по методологии SMART) с привязкой к долгосрочным / среднесрочным целям;
  • согласование и утверждение оперативных планов на отчетный период;
  • отслеживание прогресса выполнения оперативных планов по всей компании;
  • напоминание исполнителю о приближении контрольных сроков по e-mail;
  • закрытие отчетных периодов;
  • оценка достижения поставленных целей компании в отчетном периоде;
  • мотивация подразделений / сотрудников на основе степени достижения целей.

 Системы описания и фиксации долгосрочных целей компании 

Несомненно, соответствующее методологическое обеспечение и правильная настройка системы оперативного планирования в организации приносит большую пользу. Однако эффективность такого варианта системы планирования еще более возрастает при ее интеграции с электронной системой визуализации среднесрочной и долгосрочной стратегии компании (от 1 года до 5 лет). Из множества плюсов подобной системы следует выделить следующие: информация о том к чему стремится компания в долгосрочной и среднесрочной перспективе всегда перед глазами сотрудников; четко определенные цели и распределение ответственности создают атмосферу высокого корпоративного духа и коллективной вовлеченности в общее дело всех сотрудников компании; в связке с системой оперативного планирования у руководства организации всегда есть информация о том, какие конкретные мероприятия, кем и в какие сроки будут выполнены для достижения поставленных целей.

Данная система предполагает следующий типовой функционал:

  • определение и внесение в систему целей на среднесрочную / долгосрочную перспективу;
  • определение критериев реализации поставленных целей;
  • определение ответственных должностных лиц за достижение планируемых показателей;
  • отслеживание прогресса достижения стратегических показателей онлайн.

Выводы

Таким образом, в областях текущей и развитийной деятельности мы выделили три типа планирования (учет поручений, оперативное планирование, стратегическое планирование) и три разных вида инструментов (таск-менеджер, система оперативного планирования, система описания и фиксации долгосрочных целей компании), соответствующих каждому из них на разных этапах развития компании. Таск-менеджер и систему оперативного планирования можно эффективно использовать как отдельные информационные сервисы в компании. При этом важно отметить, что данные системы не взаимоисключают друг друга, а дополняют. Даже при хорошо настроенной более развитой системе, любой организации крайне сложно полностью избавится от тех самых текущих, спонтанно возникающих задач и «пожарных» ситуаций. Именно для таких случаев простой в понимании и использовании таск-менеджер остается незаменимым помощником руководителя. Поработав и привыкнув однажды к такому инструменту, руководитель уже вряд ли откажется от его использования в дальнейшем.

На более зрелом уровне развития, при появлении зачатков стратегического управления, отличным дополнением к системе оперативного планирования является информационный сервис для описания и фиксации крупных целей компании.

Скачать статью в PDF: Подходы к планированию деятельности подразделений компании  (Артем Мартынов)

(495) 778-56-26
© «Смарт Консалтинг», 2011-2018.
Использование материалов разрешено только при наличии активной ссылки на сайт www.smartcons.org

Мы перезвоним в удобное для Вас время!

Ваше имя:

Ваш номер телефона:

Когда позвонить:

Наверх