Наш консультант принял участие в работе экспертной комиссии конкурса на соискание Премии Правительства РФ. Смотрите фоторепортаж
Подготовка к сертификации
В зависимости от потребностей клиента мы оказываем помощь в разработке систем управления и внедрении в компанию требований международных стандартов для дальнейших подтверждений при аудите Органом по сертификации и выдачей сертификата.
Типовая последовательность шагов и мероприятий указывается в коммерческом предложении и в договоре на оказание услуг. Вкратце шаги такие:
Компания, которая решила осуществить внедрение СМК по стандарту ИСО 9001, и получить сертификат на соответствие этому стандарту, может подготовиться самостоятельно, взяв в штат специалиста, имеющего опыт по внедрению СМК, либо может привлечь консультантов на время разработки и внедрения СМК.
Второй вариант удобен компаниям тем, что консалтинговая фирма может выделить специалиста, имеющего опыт внедрения СМК в компаниях аналогичного профиля деятельности, имеет богатую нормативную и методическую базу, а также хорошо ориентируется на рынке сертификации и может дать рекомендации по выбору органа сертификации.
Как правило, работы по внедрению системы качества разделяются на 4 основных этапа и занимают в общей сложности 6-9 месяцев в зависимости от величины компании, структуры управления и процессов. Все этапы предусматривают нахождение консультантов в компании, при этом работа по разработке и внедрению СМК проходит совместно со специалистами компании (приказами назначаются ответственный представитель от руководства, начальник службы качества и состав рабочей команды по внедрению СМК).
Основная задача консультантов — научить персонал компании управлять процессами, разъяснить требования стандартов серии ИСО 9001, научить пользоваться инструментами и методами управления качеством. Если компании находится не в Москве, она оплачивает помимо услуг за консалтинг, транспортные и командировочные расходы консультантов, что указано в договоре и доп. соглашении.
1 этап — диагностика существующей системы управления (длительность — до месяца).
Элементы современной СМК есть в любой компании (управление персоналом, документооборотом, закупками, продажами). Представитель компании предоставляет первичную информацию об организации — краткую справку о деятельности, вида продукции/услуг, структурную схему управления. Консультант готовит программу предварительного аудита, где определяет очередность проверки подразделений, критерии проверки, дату и время (в общей сложности проверка занимает 3-4 дня). Программа согласуется с Заказчиком.
Консультант выезжает в организацию, знакомится с руководителями и специалистами подразделений, объясняет цели и задачи проверки, проходит по подразделениям согласно программе аудита, беседует с персоналом, просит показать журналы регистрации и пр. записи, требуемые по ИСО 9001, регистрирует наблюдения.
Параллельно консультант дает рекомендации по назначению исполнителей и рабочей группы (как правило издаются несколько приказов по компании — о начале разработки СМК, назначении Представителя руководства по качеству и начальника службы качества, создании рабочей группы разработчиков, назначении внутренних аудиторов).
В конце аудита консультант предоставляет проекты программы мероприятий по внедрению СМК (со сроками и исполнителями), схему взаимодействия ключевых процессов.
Примерно через неделю консультант предоставляет руководителям компании полный отчет о проведенном аудите с указанием несоответствий стандарту ИСО 9001, наблюдений, сильных и слабых сторон системы управления и рекомендаций по дальнейшим действиям по улучшению.
2 этап — проведение 3-х обучающих семинаров по принципам построения эффективной СМК для разных категорий руководителей и специалистов (из-за сложности собрать всех специалистов вместе обычно делается 1 занятие в неделю, выделяется наиболее разгруженный для всех период времени, но по желанию заказчика можно уплотнить этап, особенно если это командировка).
В процессе обучения демонстрируются презентации, участникам семинаров выдается раздаточный материал по теме, рассматриваются практические примеры, проводятся тесты на понимание и усвоение материала (Программа обучения указана в приложении в конце этого текста).
3-й этап — разработка документации СМК (самый длительный этап, занимает в среднем от 3-х месяцев).
В соответствии с программой разработки, утвержденной в этапе 1, каждый участник рабочей группы (он же владелец процесса) получает от консультанта проекты процессов, которые они должны описать (как правило, документируются 6-10 процессов в виде отдельных стандартов организации и общее справочное Руководство по качеству, включающее Политику и цели компании в области качества, схему управления компанией, схему взаимодействия процессов, распределение ответственности за процессы, и ссылки на стандарты организации).
Специалисты компании изучают полученные шаблоны, сопоставляют с существующим порядком осуществления своих процессов, вносят изменения в шаблоны, согласуют стандарты с участниками процесса и с владельцами смежных процессов. Полученные проекты документов проверяет консультант на правильность составления и на адекватность требованиям стандарта ИСО 9001. Согласованные и исправленные стандарты утверждаются руководителем компании и вводятся в действие. Документы тиражируются и рассылаются по заинтересованным подразделениям-участникам процессов, руководители которых знакомят сотрудников с содержанием документов и требуют их выполнения.
В последнюю очередь составляется Руководство по качеству, объединяющее все процессы в систему. В аналогичном порядке проект Руководства проходит согласование, проверку на соответствие требованиям ИСО 9001 и ИСО/ТО 10013 (рекомендации по составлению Руководства по качеству), внесение корректировок и утверждение. Руководство издается в нескольких экземплярах согласно листу рассылки.
На этом СМК считается разработанной, её внедрение проверяется и поддерживается путем проведения внутренних аудитов (см. этап 4) и внешних аудитов (сертификационный и инспекционные, см. этап 5). Подлинники документов СМК хранятся в службе качества, изменения в документацию вносятся в соответствии со стандартом организации «Управление документацией».
4 этап — постановка внутренних аудитов. Тренировочные аудиты. Апробация (обкатка) СМК. Оценка готовности СМК к сертификации. Разработка и проведение корректирующих мероприятий. Выбор Органа и подача документов на сертификацию СМК. Длительность — около месяца.
Консультант совместно с начальником службы качества и внутренними аудиторами разрабатывает вопросники (чек-листы), по которым проводятся внутренние проверки, содержащие критерии проверки по требованиям стандартам организации, указанных в них внешних стандартов и стандарта ИСО 9001. Параллельно разрабатывается и утверждается годовой план проведения внутренних проверок в подразделениях.
Группа внутренних аудиторов вместе с консультантом проходит по всем подразделениям и проводит внутреннюю проверку по разработанным вопросникам. В процессе проведения проверок консультант показывает, как проводить проверку, вести диалог, регистрировать информацию, оформлять отчетные документы по проверкам, как разрабатывать и оформлять корректирующие мероприятия. В результате проведения проверок оформляются протоколы проведения аудитов, выявляются несоответствия, разрабатывается план корректирующих мероприятий. На момент сертификации все выявленные несоответствия должны быть устранены.
После того, как руководство и консультант оценили готовность компании к сертификации, готовятся документы и заявка для подачи в орган по сертификации. Консультант помогает заполнить заявку, и правильно подобрать комплект документов для подачи на сертификацию.
Использование материалов разрешено только при наличии активной ссылки на сайт www.smartcons.org